Extrase de cont

Extrasul de cont se încarcă în Documente → Extrase, ca fișierul pe care ți-l dă banca: PDF, CSV sau XLSX din internet banking. Tranzacțiile lui se citesc din fișier și ajung în Facturi → Plăți, în aceeași listă cu încasările și plățile înregistrate pe facturi, pentru toate conturile firmei: fiecare cu o categorie, cu plata înregistrată când se potrivește cu o factură, și cu documentul din spate, când există.

Încărcarea

1. 1

   Adaugă extras

   Formularul este cel de la documente, cu perioada în locul datei de emitere.

2. 2

   Alege fișierul

   CSV sau XLSX se citește fără nicio citire automată consumată. Un PDF cu text la fel, când tranzacțiile lui se închid pe solduri; un PDF scanat sau o poză consumă o citire din alocarea lunară, oricâte pagini ar avea, până la 30.

3. 3

   Confirmă contul și perioada

   Contul pornește pe cel principal al firmei și trece pe cel din fișier când fișierul îl numește. Dacă extrasul este pentru alt IBAN decât cel ales, formularul spune, și tot acolo adaugi un cont pe care firma nu îl are încă.

4. 4

   Încarcă extrasul

   Sub perioadă vezi câte tranzacții s-au citit, cât a intrat și cât a ieșit, și dacă soldurile se închid. Extrasul rămâne în listă, iar tranzacțiile lui sunt în Plăți.

În Plăți

Cu document

Tranzacția a înregistrat o încasare sau o plată pe o factură, sau are un document atașat. Plata înregistrată stă pe același rând, cu sursa „Extras de cont”.

Nu necesită

Categoria spune că extrasul este de ajuns (un comision, o rată de credit, un transfer între conturile firmei, o plată la ANAF), sau ai spus tu asta pentru tranzacție.

Sugestie

O factură deschisă cu exact aceeași sumă, fără altceva care să o confirme. Se înregistrează după Confirmă.

Fără document

Tot restul, inclusiv o tranzacție fără categorie: aplicația nu știe că nu îi trebuie document până nu îi spune cineva, sau o regulă.

Bifezi rândurile și apeși Export CSV: fișierul are data, tipul, partenerul, documentul, categoria, metoda, contul și suma. Pe o selecție de tranzacții poți pune și categoria sau „Nu necesită document” dintr-o dată. Cifrele pe luni și pe conturi sunt în Rapoarte → Bancă.

Asocierea cu facturile

O sumă intrată în cont încasează o factură emisă, una ieșită plătește o factură primită. Trei potriviri se înregistrează singure: numărul facturii în detaliile plății, suma exactă cu CUI-ul partenerului, suma exactă cu numele partenerului. Suma exactă singură rămâne sugestie. Comutatorul Asociere automată de pe contul bancar, în Setări → Conturi bancare, oprește înregistrarea automată pe acel cont; atunci totul rămâne sugestie. O asociere greșită se anulează din meniul tranzacției. Extrasele în altă monedă decât lei primesc categorii, dar nu se asociază: evidența plăților este în lei.

Categorii și reguli

Fiecare companie pornește cu șaisprezece categorii, în Setări → Plăți → Categorii. Fiecare spune dacă tranzacțiile ei cer un document și cum se deduc; deductibilitatea este o notă pentru contabil, nu un calcul. Comisioanele, dobânzile, ratele, salariile, plățile la ANAF, retragerile de numerar, plățile cu cardul și transferurile între conturile firmei se recunosc singure după cuvintele pe care le tipăresc băncile. Pentru orice altceva care se repetă, „Creează regulă” din meniul tranzacției deschide Automatizări cu tranzacția aleasă: vezi ce s-a citit din ea (partenerul sau cuvintele din descriere și sensul, propuse; IBAN-ul și suma, doar oferite), păstrezi ce contează, alegi categoria, iar regula spune în cuvinte ce va face și la câte tranzacții existente se aplică, înainte să o confirmi. O regulă se scrie și de la zero: câmpul (partenerul, descrierea, IBAN-ul, suma, sensul), comparația (conține, nu conține, este, începe cu, între), valoarea, oricâte condiții, cu toate sau cu oricare dintre ele. Se aplică extraselor viitoare și, dacă bifezi, celor deja încărcate. Toate regulile stau în Setări → Plăți → Automatizări, unde le pornești, le oprești sau le aplici din nou; butonul Automatizări din Plăți duce acolo.